Wenn Menschen etwas gemeinsam schaffen, müssen sie miteinander kommunizieren - ob privat oder beruflich.
In Teams ist es dann keine Seltenheit…
- dass Meetings anberaumt werden und diskutiert wird, obwohl es um eine Entscheidung geht
- dass Reden gehalten werden, wo ein Dialog Not täte
- ein Dialog angezettelt wird, wo eine Teamdiskussion angebracht wäre
Kein Wunder, dass Viele diese Treffen als ineffizient, zeitraubend und anstrengend empfinden.
Schluss damit!
Ein paar Überlegungen im Vorfeld eines Meetings und schon klappt die Zusammenarbeit.....
Sind sie sich im Team über die Ineffizienz der Treffen erst einmal einig geworden, ist der ideale Zeitpunkt gekommen, um gemeinsam zu klären, wie man weiterhin miteinander kommunizieren und arbeiten will.
A Welche Möglichkeiten haben Teams?
Im Prinzip stehen folgende Wahlmöglichkeiten von „Kommunikationsrunden“ zur Verfügung:
-
Diskussionsrunde (Infoaustausch)
-
Dialogrunde (Infogenerierung)
-
Entscheidungsrunde (Infoverarbeitung)
- Kreativitätsrunde
- Sammelrunde
- Konfliktklärungsrunde
B Wann entscheiden wir uns für welche Form?
Kommunikation in Organisationen haben immer zum Ziel, Entscheidungen treffen zu können.
Entscheidungen brauchen im Vorfeld unterschiedliche Kommunikationsmöglichkeiten (Infos sammeln, Diskutieren, neue Lösungen suchen....).
Diese Zusammenkünfte stehen im "Dienst der Entscheidungsfindung" eines Teams bzw. einer Organisation und sichern Qualität und Nachhaltigkeit von Entscheidungen. Dazu brauchen sie aber eine klare Antwort auf die Frage:
Wofür und mit welchem Anlass treffen wir uns?
Hier die Unterschiede der Arbeitstreffen:
1. Diskussionsrunde
Besonders hoch im Kurs stehen Diskussionen nicht. Oftmals rauben sie Zeit, führen zu Missstimmungen und heizen Konflikte an. Das führt aber noch lange nicht dazu, dass wir Diskussionen vollkommen vermeiden sollten, denn sie sind ein bewährtes Instrument zum Erkenntnisgewinn.
Intention
Beim Diskutieren geht es darum, den Meinungsaustausch in einer Gruppe zu fördern und zu einer Willensbildung beizutragen. Es geht um Informationsaustausch und/oder Überzeugenwollen.
Gruppendiskussionen in Teams und Organisationen dienen nicht selten dazu, Klarheit über die vorhandenen Standpunkte zu erlangen und Meinungen und Positionen öffentlich zu machen.
In einer Welt der Unklarheit von Problemen und Lösungsansätzen sind diese Wirkungen nicht zu unterschätzen.
Problem
Nicht selten wird zu früh und vor allem zu lang diskutiert. Das Präsentieren von Standpunkten verkommt dann zum "Argumenten-Bombardement". Die beteiligten Gemüter erhitzen sich und die Rede- und Themengeschwindigkeiten nimmt zu.
Alle sind dananch wie "erschlagen" und flüchten an ihren "ruhigen" Arbeitsplatz!
Praxistipp
Eine strukturierende und halt gebende Moderation einer diskussionsbefreiten Person ist unerlässlich, damit das Gute von Diskussionen nicht verloren geht. Ziel ist eine aktive Einbeziehung aller Teilnehmer und eine Deeskalation bei stark voneinander abweichenden Standpunkten der Teilnehmenden zu sichern. Jeder soll seine Meinung äußern können ohne Angst zu haben, in Konflikten und Chaos unterzugehen.
2. Dialogrunde
Ein Dialog verläuft ruhiger als eine Diskussion. Es geht um Informationsgenerierung, nicht, wie in Diskussionen, um den Informationsaustausch. Die Beteiligten sind großteils mit Hinhören
und Verstehen beschäftigt.
Intention
Das gemeinsamen Erkunden und intensive Nachdenken über Themen und Lösungen steht im Vordergrund.
Ziel ist es, sich gegenseitig zu verstehen, ohne gleich mit allem einverstanden zu sein.
Vor allem offene Fragen sind dabei wichtig.
Problem
Teams verfallen vorschnell ins Diskutieren, um die eigenen Ideen zu bewahren! Was jedoch notwendig ist, um komplexe Herausforderungen zu verstehen und mehr Ideen zu entwickeln, ist eine
Atmosphäre in der wir bereit sind, die eigenen Perspektive nicht absolut zu setzen und die Bereitschaft, Erfahrungen anderer verstehen zu wollen.
Der Dialog kann nur beginnen, wo die Diskussion aufhört!
Praxistipp
Entscheidungsdruck und Mehrheitsgewinnung muss für diesen Zeitraum ausgeschaltet werden.
Der Dialog sollte immer entschleunigend wirken und alle Beteiligten ermöglichen, vorhandenen und andere Sichtweisen äußern, erkennen und hinterfragen zu können. Auch in dieser
"Runde" ist eine Moderation sinnvoll, die Vielredner und Diskutierer stoppt.
3. Entscheidungsrunde
Intention Entscheidungsrunden sind die Kommunikationsrunden, an deren Ende die Entscheidung steht.
Sie benötigen ein transparentes Verfahren der Entscheidung, das vorab allen Beteiligten bewußt ist. Das kann ein demokratisches Mehrheitsverfahren sein oder die Entscheidung von Gruppenleitungen,
ja sogar einer einzelnen Person, die im Anschluss an
eine Diskussion z.B. eines Beratergremiums, die Entscheidung zu treffen hat.
Problem
Selten wird in Organisationen die Entscheidungsrunde ausdrücklich getrennt durchgeführt. In kleineren Gruppen und Teams wäre aber zumindest die gedankliche Trennung oftmals sinnvoll. Damit ließe
sich die Dialogrunde (Informationsgenerierung) und Diskussionsrunde (Informationsaustausch) fruchtbarer gestalten.
Praxistipp
Installieren sie klare getrennte Entscheidungsrunde (Informationsverarbeitung), um sinnvolle Dialoge und Diskussionen zu ermöglichen.
4. Kreativitätsrunde
Intention
Es geht es um die Erschaffung von Neuem – es geht um neue Ideen für komplexe Herausforderungen, die auf übliche Weise nicht zu bewältigen sind. Dafür eignen sich nicht nur Brainstorming- und Brainwritting-Methoden, sondern auch noch eine ganze Menge mehr.
Problem
Es gelingt nicht, dass die Beteiligten Ihre gewohnten Perspektiven und üblichen Gedankenströme verlassen und wirklich Neues denken können. Kreativitätsrunden erhalten viel zu wenig Raum für Erfahrungsaustausch, Anregungen und neue Einsichten!
Mal flott zwischendurch kreative und innovative Ideen generieren geht nicht.
Leider fehlt noch immer grundsätzliches Methodenwissen zum Thema Ideenentwicklung in Teams.
Praxistipp
Schulen sie Teams/Führungskräfte, damit diese verstehen, warum und wozu kreative Prozesse wichtig sind und wie diese gestaltet werden können. Nutzen sie praxisbewährte Kreativitätstechniken und neue Werkzeuge zur Steuerung von Workshops, Meetings etc.
Da ist noch viel Luft nach oben.
5. Sammelrunde
Intention
Eine Sammelrunde ist eine knappe Form der Dialogrunde, in der die Themen und was gerade anliegt, eingesammelt und für alle Beteiligten transparent gemacht wird. Sie ist der Auftakt für ein Arbeitstreffen und dient der Erstellung der Agenda, steckt den gemeinsamen Rahmen und das weitere Vorgehen ab.
Problem
Es gibt die Sammelrunde als Form der Vorab-Kommunikationsrunden gar nicht.
Man legt gleich los, sammelt die anstehenden Themen und "spricht" dann über diese.
Die Sammelrunde ist aber ein "Vorspiel" und kann Meeting-Traumas und Angst vor den schlimmsten Arbeitgruppenbefürchtungen nehmen.
Praxistipp
Strukturieren sie Sammelrunden und prüfen sie sofort, ob im Team genügend Bereitschaft vorhanden ist, sich auf Dialoge und Diskussionen zu konkreten Themen einzulassen. Das kann wahre Wunder bewirken.
6. Konfliktklärungsrunde
Es gibt immer wieder in Teams Reibungen bei der Zusammenarbeit, die sich zu handfesten Konflikten ausweiten können.
Intention
Ziel der Konfliktklärungsrunden ist es, die Handlungsfähigkeit des Teams wiederzuerlangen. In Konflikten geht es einerseits um die Frage, was die Beteiligten entzweit, wo sie unterschiedlicher Meinung sind und verschiedene Vorstellungen von dem haben, was war oder sein wird. Andererseits geht es aber auch darum, weshalb sie darüber streiten und damit um die Frage, was sie eint.
Problem
Persönliche Beziehung werden nicht getrennt von Sachfragen. Emotionen "kochen hoch" und behindern die Kommunikation massiv.
Praxistipp
Gehen sie Konflikte prophylaktisch an. Fragen sie ihr Team:
A Haben wir klare Gesprächsregeln, für den Fall, dass es „heiß“ hergehen wird?
Wenn nicht, installieren sie gemeinsame Regeln. Einigen Sie sich auf wenige aber sichtbare (!) Regeln.
Es geht im Konflikt immer darum, zu Entschleunigen, Tempo raus zunehmen um eine Regulierung und Trennung von Emotions- und Sachebene zu schaffen.
B Führt unser Umgang mit Konflikten zu besseren Ergebnissen?
Diskutieren Sie mit Ihrem Team die Möglichkeit, dass Konflikte nur zu lösen sind, wenn wir uns darüber austauschen, woher unsere verschiedenen Perspektiven kommen und welche Einfluss sie auf Lösungen haben.
Dazu müssen alle bereit sein, eigene Überzeugungsstrategien zu beenden und die Deutungshoheit aufzugeben («Es ist auch möglich, dass ich mich irre» Ja, das gibt es!).
Finden Konflikt und Auseinandersetzung statt, dramatisieren sie nicht. Sie sind ein selbstverständlicher Teil des menschlichen Miteinanders.
Im Gegenteil, ich bin der Meinung, Konflikte offen austragen und unterschiedlichen Meinungen mitteilen, schafft ein gutes Arbeitsklima.
Erfassen sie in Konfliktklärungsrunden, was die wirkliche Dynamik und Tiefe des Konfliktes ist und entscheiden sie dann, ob ggf. externe Hilfe notwendig ist.
Strukturierte Konfliktklärungsverfahren wählen je nach dem übergeordnetem Ziel die vorherigen Kommunikationsrunden aus.
So nutzt das Gerichtsverfahren vor allem die Diskussionsrunden dafür, dass der Dritte am Ende des Verfahrens eine Entscheidung fällen und präsentieren kann. Während das
Mediationsverfahren zunächst über eine Sammelrunde Klarheit verschafft und anschließend einen Dialog ermöglicht, um die Perspektiven gegenseitig sichtbar zu machen und passende
Lösungsmöglichkeiten zu erarbeiten.
Initiieren sie bewusst die entsprechende Kommunikationsrunde, denn es geht um nichts Geringeres, als um gute Entscheidungen, die den langfristigen Erfolg Ihres Unternehmens sichern werden!
