Oftmals nutzen wir Teammeetings, um To do Listen anzulegen, Ideen zu sammeln, Ziele unserer Projektarbeit zu bestimmen, anstehende Aufgabenbereiche zu benennen und zu verteilen ...
- Wir sammeln fleißig und gerne, notieren unsere Ergebnisse im Protokoll.
- Dann geht’s an die Arbeit!
- STOPP!
Investieren sie zuvor - trotz einem eng getakteten Arbeitsalltag - Zeit und Energie für das Sortieren!
Hier drei einfache und SOFORT anwendbare Methoden für JEDES Team!
Warum Sortieren?
Weil Sortieren Entscheiden und Priorisieren beinhaltet und damit die Grundlage bietet, gezielt und effizient zu handeln!
Also: ERST Sammeln - DANN Sortieren - DANN Loslegen!
Eine wunderbare Hilfe sind Matrizen. Sie sind
- unkompliziert anzuwenden,
- visuell hilfreich
- einfach zu verstehen
- wirksam im „Sortierprozess“
Sie brauchen eine Flipchart oder eine Stellwand und einen Moderationskoffer.
Matrix Eins: Machbarkeit-Orginalität
Ziel : Sie haben im Team viele Ideen gesammelt, jetzt heißt es sortieren. Bei der Auswahl von Ideen nicht gleich die Machbarkeitsscheren im Kopf anwenden, sondern jetzt jede Idee sorgfältig prüfen.
Anwendung:
Matrix aufmalen.
Ideen, die sich aus der kreativen Ideenphase ergeben haben, auf jeweils ein Post it /Karte schreiben.
Beschriften Sie die Quadranten: siehe Skizze
Gruppieren sie gemeinsam jede Idee in einem der 4 Quadranten.
Was bedeutet das für die Umsetzung der Ideen?
1. Ohne Mehrwert-Ideen: TIP: Ruhigen Gewissens verwerfen!
2. Gute Ideen: Dies sind typischerweise die "niedrig hängende Früchte" und Lösungen, um vorhandene Prozesslücken zu schließen. Sie führen normalerweise zu zusätzlichen Vorteilen.
Sie sind zwar nicht innovativ, dafür aber einfach umzusetzen. Deshalb können und sollten sie umgehend realisiert werden. Tip: Jetzt Umsetzen!
3. Herausfordernde Ideen: Dies sind die bahnbrechende Ideen in Bezug auf die Auswirkungen, die jedoch angesichts der aktuellen Technologie- und Budgeteinschränkungen derzeit noch
nicht umgesetzt werden können. Diese Ideen sind sehr originell und daher interessant. Es stellt sich jedoch die Frage, wie man sie umsetzen kann. Hier gilt es also, an der Idee weiterzuarbeiten
und zu beratschlagen, ob diese oder Teile davon ausgebaut werden können! Tip: Dranbleiben!
4. Sehr gute Ideen: Diese Ideen haben das Potenzial, bahnbrechende Veränderungen zu bewirken und in der aktuellen Realität auch machbar zu sein. Hier gilt es, die entsprechenden
Umsetzungsschritte zu planen. Tip: Jetzt Realisierung planen!
Matrix Zwei: Aufwand-Wirkung
Ziel: Priorisieren von Aufgabenlisten, indem wir diese auf Wirksamkeit überprüfen, statt hektisch loszuwirbeln.
Anleitung:
Matrix aufmalen.
Aufgaben auf Post its / Moderationskarten einzeln auflisten.
Definieren Sie gemeinsam im Team, was für Sie Aufwand (z. B. zeitlich, personell, energetisch) und Wirkung (z. B. strategische Ziele erreichen) heißt.
Ordnen sie dann gemeinsam jede Aufgabe sorgfältig in die 4 Felder ein.
Die Aufgaben im Quadraten "geringerAufwand - große Wirkung" angehen!
Matrix Drei: Macht-Interesse / Stakeholderanalyse
Kein Projektstart ohne dieses Tool!
Ziel: Den Blick auf Kriterien des Projekterfolgs erweitern, weg vom Team, hin auf die weiteren Beteiligten / Betroffenen / Entscheider. Benennen sie diese, erkennen sie deren Bedeutung, analysieren sie deren Bedürfnisse und binden bzw. blockieren sie diese systematisch.
Anleitung:
Matrix aufmalen.
Liste von Stakeholder-Gruppen, externe interne Stakeholder, formelle Gruppen / informelle Gruppen, sammeln (jeweils auf Post its / Moderationskarten einzeln auflisten).
Dazu gehören
- Der Kunde, der Benutzer oder der Begünstigte eines Projekts
- Das Team oder die Organisationen, die die Arbeit machen
- Die Projektmanager
- Die Sponsoren des Projekts, die das Projekt finanzieren
- Einflussreiche Parteien oder Organisationen
Beachten sie Alle, die
- vom Projekt betroffen sein werden
- verantwortlich für das Projekt sind
- Entscheidungsbefugnisse haben
- das Projekt voraussichtlich unterstützen oder behindern werden
Platzieren Sie die einzelnen Post its auf dem Raster auf der Grundlage ihrer relativen Macht und der Interessen (Organisatorischer Art, rechtlich, personell, Lobby...).
Markieren Sie mögliches
- Konfliktpotential
- Wünsche und Hoffnungen (an das Projekt)
- Erwartungen (an die Projektleitung, an den Ablauf, etc.)
- Allgemeines (Rollen, Beschreibung der Funktion/Tätigkeit im Projekt)
- Finanzielle Schlagkraft, Stärken/Schwächen die ggf. ausgenutzt werden können
Entwickeln sie eine Strategie
- Wer muss über was warum und wann informiert werden?
- Wen konsultieren wir?
- Wer ist verantwortlich für die Beteiligung jedes Stakeholder und wann und wie werden sie es tun?
Ideal: Im Anschluß eine RACI-Matrix nutzen.
Wenden die eine passende Matrix im nächsten Meeting an, denn:
Sammeln ist Super, Sortieren aber erfolgs entscheidend!
